【担当者必見】勤怠管理×AI自動化・効率化｜おすすめシステムや活用事例も解説
勤怠管理にAIを導入することで、シフト作成の自動化や効率化が実現できます。本記事では、AIによる勤怠管理システムの特徴や、「かえる勤怠」をはじめとするおすすめのツール、具体的な導入事例まで徹底解説します。勤怠チェックの自動化やPythonを活用した業務効率化に興味がある人事担当者の方は、ぜひ最後までご覧ください。
- AI勤怠管理システムを導入することで実現できる業務効率化とコスト削減の具体的な効果
- Pythonを活用した勤怠管理の自動化方法と、具体的な導入手順
- 「かえる勤怠」など人気のAI勤怠管理システムの機能比較と料金プラン
- AIによるシフト作成の自動化で実現できる労務管理の効率化事例
「AIで業務の自動化・効率化をしたい！だけど何から始めていいのかわからない・・・」という方はご気軽にご相談ください！
勤怠管理にAIを導入するメリット・デメリット
AIによる勤怠管理の主なメリット5選
AIを活用した勤怠管理システムは、人事担当者の業務負担を大幅に軽減し、正確な労務管理を実現します。
- 打刻データの自動集計による作業時間の削減
- 人為的なミスの防止と正確なデータ管理
- リアルタイムでの勤怠状況の把握と分析
- 労働時間の適正化とコンプライアンス強化
- 従業員の働き方の可視化による業務改善
AI勤怠管理システム導入時の注意点3選
AI勤怠管理システムを導入する際は、組織の特性や運用体制を十分に考慮する必要があります。
初期導入コストと運用コストの検討
システム導入には初期費用に加え、月額利用料やメンテナンス費用が発生します。組織の規模や予算に見合ったプランを選択する必要があります。
従業員への教育と周知徹底
新しいシステムの導入には必ず移行期間が必要です。特に高齢の従業員や IT リテラシーの低い従業員への丁寧なフォローが重要です。
セキュリティ対策の確認
個人情報や勤務データを扱うため、システムのセキュリティレベルや情報漏洩対策を十分に確認する必要があります。
従来の勤怠管理との比較
AI搭載の勤怠管理システムは、従来の手作業による管理と比較して、効率性と正確性が大幅に向上します。
| 項目 | 従来の勤怠管理 | AI勤怠管理 |
|---|---|---|
| 作業時間 | データ入力や集計に多くの時間が必要 | 自動集計で作業時間を大幅削減 |
| 正確性 | 人為的ミスが発生しやすい | 高精度な自動計算で誤りを防止 |
| リアルタイム性 | 情報の更新に時間がかかる | 即時に状況を把握可能 |
| 分析機能 | 手動での分析が必要 | 自動で傾向分析やレポート作成 |
| コスト | 人件費が高額 | 初期費用は高いが長期的にコスト削減 |
勤怠管理システムで実現できるAI機能の種類
生体認証による打刻管理
顔認証や指紋認証などの生体認証技術により、なりすましを防止し、正確な勤怠管理を実現します。
生体認証システムには以下のような特徴があります。
顔認証や指紋認証システムは、高い精度で個人を特定できます。顔認証は99%以上、指紋認証は単指で98.6%、4指以上で99.9%の精度を実現します。これにより、打刻時の「なりすまし」や「代理打刻」のリスクを大幅に低減できます。
特に顔認証システムは、非接触での認証が可能なため、衛生面でも優れています。さらに、マスク着用時でも高精度な認証が可能な最新システムも登場しています。
入退室の記録がリアルタイムでシステムに反映され、現在の在席状況を即座に確認することができます。緊急時の従業員の所在確認にも活用できます。
AIチャットボットによる質問対応の自動化
AIチャットボットは24時間365日体制で従業員からの勤怠に関する質問に自動で回答し、人事部門の業務効率を向上させます。IBMの調査によると、一般的なHR業務の所要時間を最大75%削減できることが報告されています。
勤怠管理関連
- 有給休暇の残日数確認と申請手続き
- 勤務時間の記録と修正
- 休暇申請のワークフロー管理
システムサポート
- 勤怠システムの基本操作案内
- 打刻や申請手続きの手順説明
- エラー発生時の対処方法
勤怠データの分析と活用方法
AIによる勤怠データの分析は、労働時間の最適化や業務効率の向上に大きく貢献します。
過去の勤務データから残業が発生しやすい時期や部署を予測し、事前に人員配置を調整することで残業時間を削減できます。
部署ごとの労働時間や業務内容を分析し、業務の効率化が必要な領域を特定します。これにより、具体的な改善施策を立案できます。
繁忙期のデータを分析し、適切な人員配置を行うことで、業務の平準化と従業員の負担軽減を実現します。
勤怠問題の早期発見機能
AIが勤怠データを常時監視し、潜在的な問題を早期に発見することで、労務リスクを最小限に抑えることができます。
長時間労働の兆候検知
連続した残業や休日出勤のパターンを検知し、過重労働を未然に防止します。
不規則な勤務パターンの検出
急な勤務時間の変更や不自然な打刻パターンを検出し、労務管理上の問題を早期に発見します。
サービス残業の可能性がある行動の特定
システムログインと打刻時間の差異など、サービス残業の可能性がある行動を自動で検出します。
勤怠管理 AI搭載システムのおすすめ6選
KING OF TIME
320万人以上が利用する人気の勤怠管理システムで、AIによる高度な勤怠管理機能を提供しています。
主な機能と特徴
- 月額330円（税込）
- 登録人数に応じた従量課金制で柔軟な料金プラン
- AIによる勤怠データの自動分析と異常検知
- 24時間365日のサポート体制
料金プランと導入事例
料金は従業員数に応じた従量課金制を採用しており、最小構成から大規模企業まで柔軟に対応可能です。
ジンジャー勤怠
企業の課題解決に必要な機能を自由に組み合わせて利用できるクラウド型の勤怠管理システムです。
主な機能と特徴
- 月額440円（税込）最低利用期間1年、最低利用人数10人の条件あり
- 24時間365日のお問い合わせ対応
- 勤怠データのリアルタイム管理
- シフト管理機能が無制限で利用可能
料金プランと導入事例
ジンジャー勤怠は、基本料金プランに加えてオプション機能を自由に選択できる柔軟な料金体系を採用しています。中小企業から大企業まで、幅広い規模の企業での導入実績があります。
freee勤怠管理Plus
クラウド会計ソフトで有名なfreeeが提供する勤怠管理システムで、給与計算との連携が特徴です。
主な機能と特徴
- 月額330円（税込）
- 初期費用0円、最低利用期間1ヶ月
- freee人事労務や給与計算ソフトとの連携が可能
- AIによる勤怠データの自動チェック機能
- スマートフォンアプリでの打刻に対応
料金プランと導入事例
freee勤怠管理Plusは、従業員数に応じた月額料金制を採用しています。特に、freeeの会計ソフトや人事労務ソフトを既に利用している企業にとっては、シームレスな連携が可能なため導入メリットが高いです。
ジョブカン勤怠管理
100万人以上が利用する人気の勤怠管理システムで、豊富な機能と使いやすさが特徴です。
主な機能と特徴
- 基本料金は1ユーザーあたり200円～500円/月
- 機能が1つ増えるごとに+100円加算
- 月額最低利用料金は2,000円（税抜）
- 150種類以上のレポート機能
- AIによる勤怠予測機能
- 豊富な打刻方法（ICカード、生体認証など）
料金プランと導入事例
ジョブカン勤怠管理は、基本料金に加えてオプション機能を選択できる料金体系を採用。特に小売業や飲食業での導入実績が豊富で、シフト制の勤務形態に強みを持っています。
COMPANY勤怠管理
AI搭載の勤怠管理システムとして注目を集めており、特に中小企業向けに最適化された機能を提供しています。
主な機能と特徴
- 料金は要問合せ
- AIによる勤務シフトの自動作成
- 労働時間の自動集計機能
- スマートフォンアプリでの簡単打刻
料金プランと導入事例
COMPANY勤怠管理は、業界最安値クラスの料金設定で、特に従業員50名以下の中小企業での導入実績が豊富です。初期費用0円のプランも用意されており、気軽に導入できる点が特徴です。
キンタイミライ
最新のAI技術を活用した次世代型の勤怠管理システムとして注目を集めています。
主な機能と特徴
- 初期費用＋月額費用の料金形態
- 打刻方法やカスタマイズの有無によって料金が変動（大規模導入の場合：従業員1,400名で1人あたり月額299円の事例あり）
- AIによる顔認証打刻システム
- 勤怠データのリアルタイム分析
- 労務リスクの自動検知機能
料金プランと導入事例
キンタイミライは、基本プランに加えてAI機能のオプションを選択できる料金体系を採用。特にIT企業やスタートアップでの導入実績が多く、最新テクノロジーを活用した働き方改革を推進する企業に選ばれています。
勤怠管理のAI化による業務効率化事例
シフト作成の自動化事例
AIによるシフト作成の自動化により、管理者の作業時間を最大80%削減した事例も存在します。
シフト作成作業の所要時間は、企業の規模や業態により異なりますが、AI活用により平均して約77.5%の時間削減を実現しています。例えば、従来4日かかっていた作業が半日で完了するようになるなど、大幅な効率化が可能です。
AIが従業員の希望シフトと業務の繁閑を考慮し、最適なシフトを自動で作成します。スマートフォンからの希望シフト提出システムにより提出率が向上し、従業員の希望をより効率的に反映できるようになりました。また、希望休の取得率も改善されています。
過去5年分の売上データや来店傾向を分析し、時間帯別の必要人員を予測します。これにより、繁忙期・閑散期に応じた効率的な人員配置が実現し、人件費の最適化により平均5%以上のコスト削減効果が確認されています。
打刻・勤怠データ集計の効率化
AIによる打刻データの自動集計により、人事部門の業務効率が劇的に向上した事例を紹介します。
勤怠データ集計時間の大幅削減
従来の手作業による勤怠データ集計は、担当者2名で月30時間以上を要していましたが、AIによる自動集計の導入により、作業時間を7～8割削減することが可能になりました。
入力ミスと修正作業の削減
AIによる自動チェック機能により、打刻忘れやエラーを自動検知し、データの自動集計によって手入力によるミスを防止できます。これにより、修正作業の工数を大幅に削減できます。
リアルタイムでの勤怠管理
日々の勤怠状況が自動で集計され、管理者がスマートフォンアプリで即時に確認できるようになりました。勤務状況の可視化により、労務管理の質が向上しています。
システム連携による業務効率化
勤怠管理システムと給与計算システムをAPIやWebhookで連携することで、データの二重入力が不要になり、給与計算までの一連の作業を自動化。より正確で効率的な給与計算が実現しました。
残業時間削減とコスト効果
AIによる勤務時間の分析と予測により、残業時間を30%削減し、大幅なコスト削減を実現した企業の事例です。
残業時間の削減
AIを活用した勤務時間の分析と予測により、残業時間を約30%削減することが可能です。具体的には、不正残業を30%削減し、労働生産性を15%向上させた事例が報告されています。
コスト効果
- 人件費：労務コストを15%削減
- 生産性：全体的な業務効率が25%向上
- 処理時間：プロセス所要時間が30%削減
管理業務の効率化
給与計算業務にかかる時間が7～8割削減され、管理工数が大幅に改善されています。また、AIによる自動チェック機能により、以下の効果が得られています。
- 打刻忘れやエラーの自動検知
- データの自動集計によるミスの防止
- システム間連携による二重入力の解消
従業員満足度の向上
スケジューリングの最適化により、従業員満足度が15%向上し、生産性が20%増加した事例も報告されています。
導入企業の具体的な成功事例
様々な業種での導入事例から、AI勤怠管理システムがもたらす具体的な効果を見ていきます。
シフト作成の自動化により、店舗あたりの月間シフト作成時間が25時間から15時間に削減されました。AIによる来店予測と連動した人員配置の最適化により、人件費を8%削減し、機会損失も70%削減しました。
生体認証とAIによる勤怠管理システムの導入により、勤怠データの自動集計が可能になりました。その結果、残業時間が前年比24%削減され、勤務間インターバル違反も月平均2%まで低減しました。
フルリモートワーク環境下での勤怠管理をAIで自動化し、従業員の勤務時間をリアルタイムで把握可能になりました。給与計算業務にかかる時間が7～8割削減され、勤怠データの正確性が向上したことでコンプライアンス違反のリスクも低減しました。
勤怠管理システムのAI機能導入手順
導入前の準備と検討事項
AI勤怠管理システムの導入を成功させるためには、事前の綿密な準備と計画が不可欠です。
現状の課題の洗い出し
- 現在の勤怠管理における問題点
- 改善したい業務プロセス
期待する導入効果
- システム要件の定義必要な機能の特定
- 既存システムとの連携要件
- セキュリティ要件
予算と投資対効果の検討
- 初期導入コスト
- ランニングコスト
- 期待される効果の試算
従業員への周知と教育方法
新システムの円滑な導入には、従業員への適切な周知と教育が重要です。
導入の目的や期待される効果について、全従業員に対して明確に説明します。変更に対する不安を軽減し、前向きな受け入れを促進します。
部門ごとに具体的な操作方法の研修を実施。特に管理者向けには、システムの詳細な機能や分析ツールの使用方法について重点的に教育を行います。
基本的な操作方法から、よくある質問まで網羅したマニュアルを作成。いつでも参照できる環境を整備します。
運用開始後の効果測定方法
AI勤怠管理システムの導入効果を正確に把握するため、以下の指標を定期的に測定・分析します。
| 測定項目 | 測定方法 | 測定頻度 |
|---|---|---|
| 業務効率化 | 勤怠管理業務の所要時間 | 月次 |
| 残業時間 | 部署別・従業員別の残業時間推移 | 週次 |
| 人件費 | 総労働時間と人件費の相関分析 | 月次 |
| 従業員満足度 | アンケート調査 | 四半期 |
よくある質問と回答
エクセルでの勤怠管理とAIシステムの違いは？
エクセルでの勤怠管理とAIシステムには、効率性、正確性、機能性の面で大きな違いがあります。
| 機能 | エクセル | AIシステム |
|---|---|---|
| データ入力 | 手動入力が必要 | 自動打刻・自動集計 |
| データの正確性 | 人為的ミスのリスクあり | 高精度な自動計算 |
| 分析機能 | 基本的な集計のみ | 高度なデータ分析が可能 |
| リアルタイム性 | データ更新に時間が必要 | 即時反映・確認が可能 |
AI勤怠管理システムの担当者は誰がすべき？
AI勤怠管理システムの運用には、人事部門と情報システム部門の連携が重要です。
人事部門
- 勤怠ルールの設定
- 運用管理
- 従業員からの問い合わせ対応
情報システム部門
- システムの技術的サポート
- データのバックアップ
- セキュリティ管理
各部門の管理者
- 部門内の勤怠データの確認
- 承認作業
かえる勤怠の基本的な使い方について
かえる勤怠は、直感的な操作性と豊富な機能を備えた勤怠管理システムです。基本的な使用方法を解説します。
専用のURLにアクセスし、付与されたIDとパスワードでログインします。初回ログイン時にはパスワードの変更が必要です。
出勤・退勤時に画面上の打刻ボタンをクリック。GPSによる位置情報の記録も可能です。
カレンダー形式で月間の勤務実績を確認できます。必要に応じて修正申請も可能です。
AI搭載の勤怠管理アプリのメリットとは？
AI搭載の勤怠管理アプリは、従来のシステムと比較して多くのメリットを提供します。
自動データ分析による業務効率化
- 勤怠パターンの自動分析
- 労働時間の最適化提案
- 異常値の自動検出
高度な予測機能
- 必要人員数の予測
- 残業時間の予測
- 労務コストの予測
コンプライアンス対応
- 労働法規制への自動チェック
- 36協定の超過警告
- 休憩時間の自動計算
モバイル対応
- スマートフォンでの打刻
- 場所を問わない勤怠管理
- リアルタイムな状況確認
以上で、AI勤怠管理システムに関する主要な情報を網羅的に解説しました。システムの選定から導入、運用まで、本記事を参考に最適な勤怠管理の実現を目指してください。
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