【担当者必見】バックオフィス効率化の方法20選｜事例も解説
バックオフィス業務の効率化は、多くの企業が直面する重要な課題です。バックオフィスとは、経理、人事、総務などの管理部門を指し、企業の基盤となる重要な業務を担っています。いい会社はバックオフィスが強いと言われるように、効率的なバックオフィス運営は企業の競争力を大きく左右します。本記事では、バックオフィス業務に向いている人材の特徴や、システム導入による効率化の方法、具体的な事例を交えながら、効率化を成功させるためのポイントを詳しく解説します。バックオフィスのやりがいを高めながら、業務効率を向上させる具体的な20の方法をご紹介します。
- バックオフィス業務効率化による具体的なコスト削減効果と成功事例
- バックオフィスに向いている人の特徴と、効率化を成功させるためのチーム作り
- RPAやAIなど、最新システムを活用した効率化の具体的な方法20選
- バックオフィス業務のやりがいを高めながら、効率化を実現する実践的なステップ
「AIで業務の自動化・効率化をしたい！だけど何から始めていいのかわからない・・・」という方はご気軽にご相談ください！
バックオフィス業務の効率化で得られる5つのメリット
コスト削減効果と具体的な数値例
バックオフィス業務の効率化により、人件費を最大30%削減し、年間数千万円規模でのコスト削減が可能です。
コスト削減効果は主に3つの側面から現れます。まず、業務の自動化による人件費の削減です。定型業務をRPAやAIで自動化することで、作業時間を大幅に短縮できます。次に、ペーパーレス化による経費削減があります。書類の電子化により、印刷コストや保管スペースの費用を抑えることができます。さらに、システム運用費の最適化により、従来の社内サーバー維持費用を削減できます。
- 人件費：年間約2,000万円の削減（従業員50名規模の企業の場合）
- 印刷コスト：月間約10万円の削減（書類の90%電子化の場合）
- システム運用費：年間約500万円の削減（クラウド移行による効果）
業務品質の向上とミス防止
業務の自動化により、データ入力や転記作業におけるヒューマンエラーを80%以上削減し、業務品質を大幅に向上させることができます。
特に以下のような業務において、品質向上とミス防止の効果が顕著に表れます。
- 経理処理：数値の入力ミスや計算ミスの防止
- 請求書処理：支払い遅延や二重支払いの防止
- 契約管理：更新忘れや期限切れの防止
- 在庫管理：在庫切れや過剰在庫の防止
従業員の働きがいと満足度アップ
単純作業の自動化により、従業員が創造的な業務に注力できるようになり、従業員満足度が平均35%向上します。
- 残業時間の削減（月平均20時間の削減）
- 単純作業からの解放による業務の質的向上
- スキルアップ機会の増加
- ワークライフバランスの改善
意思決定の迅速化
データの可視化とリアルタイム分析により、意思決定までの時間を最大60%短縮し、ビジネスチャンスを逃さない体制を構築できます。
必要な情報に即座にアクセスでき、関係者間で最新情報を共有できます。
電子承認システムにより、決裁までの時間を大幅に短縮できます。
AIによる分析で、意思決定に必要なインサイトを素早く抽出できます。
競争力の強化
バックオフィス業務の効率化により、企業全体の競争力を強化し、市場での優位性を確立することができます。
- 経営判断のスピードアップ
- 顧客対応の質の向上
- 業務の透明性向上
- コンプライアンスの強化
- デジタル化による業務革新
効率化によって得られた時間とリソースを、新規事業の開発や市場調査、顧客サービスの向上などの戦略的な活動に振り向けることで、企業の持続的な成長と発展を実現できます。特に、デジタル化が進む現代において、バックオフィス業務の効率化は企業の競争力を左右する重要な要素となっています。
また、業務の標準化と効率化により、企業の内部統制とガバナンスが強化され、投資家や取引先からの信頼性も向上します。これは企業価値の向上にもつながり、結果として市場での競争優位性を高めることができます。
バックオフィス業務効率化の具体的な方法20選
RPAツールの活用方法と導入ステップ
RPAツールを導入することで、定型的な作業を自動化し、年間約8,000時間の業務時間削減が可能です。
RPAツールの導入は以下のステップで進めることで、高い効果を得ることができます。
定型的で反復的な作業を洗い出し、自動化による効果が高い業務を特定します。特にデータ入力やファイル操作などの単純作業が適しています。
業務内容や予算に合わせて最適なRPAツールを選択します。WinActorやUiPathなど、国内実績の豊富なツールから選定することをお勧めします。
小規模な業務から試験的に導入し、効果検証を行います。この段階で必要な調整や改善点を見つけ出します。
成功事例を基に、他の業務への展開を進めます。従業員への研修も並行して実施し、スムーズな導入を図ります。
AIチャットボットによる問い合わせ対応の自動化
AIチャットボットの導入により、社内外からの問い合わせ対応を24時間365日自動化でき、回答時間を平均90%短縮することが可能です。
- 問い合わせ対応の即時化
- 担当者の業務負荷軽減
- 対応品質の標準化
- 蓄積データの活用による回答精度向上
クラウドサービスで実現するペーパーレス化
クラウドサービスを活用したペーパーレス化により、書類管理コストを年間30%以上削減し、情報共有のスピードを4倍に向上させることができます。
既存の紙文書をスキャンし、PDF化して保管します。OCR機能を活用することで、テキストデータとしても活用可能です。
Google DriveやDropboxなどのクラウドストレージを導入し、文書の保管・共有環境を整備します。
申請・承認プロセスをデジタル化し、スピーディーな業務処理を実現します。
アウトソーシング活用のポイント
バックオフィス業務のアウトソーシングにより、コア業務への集中と専門性の向上が実現でき、業務コストを最大40%削減することが可能です。
- 給与計算・社会保険手続き
- 経理・会計処理
- データ入力・資料作成
- 採用関連事務
- 電話応対・受付業務
業務プロセスの見直しと標準化
業務プロセスの可視化と標準化により、作業時間を平均25%削減し、業務品質を向上させることができます。
既存の業務プロセスを可視化し、非効率な部分や改善が必要な箇所を特定します。
マニュアルやチェックリストを作成し、誰が担当しても同じ品質で業務を遂行できる体制を整えます。
PDCAサイクルを回し、継続的な業務改善を実施します。
電子署名・電子契約の導入
電子署名・電子契約システムの導入により、契約処理時間を最大90%削減し、印紙税コストを完全に削減することが可能です。
- 契約締結までの時間短縮（数日→数分）
- 印紙代や郵送費の削減
- 契約書の紛失リスク低減
- 契約状況の可視化と管理の効率化
経費精算システムの導入
経費精算システムの導入により、申請から承認、支払いまでの処理時間を従来の3分の1に短縮し、経理担当者の業務負荷を約60%軽減できます。
主要な機能として以下が挙げられます。
- 領収書のスマートフォンスキャン機能
- 自動仕訳機能
- 経費ポリシーとの自動チェック機能
- 承認ワークフロー機能
- 支払い処理の自動化機能
勤怠管理システムのクラウド化
クラウド型勤怠管理システムの導入により、勤怠管理業務の工数を月間約40時間削減し、労務コンプライアンスの精度を向上させることができます。
スマートフォンやPCからの打刻により、即時に勤務状況を把握できます。
残業時間の上限に近づくと自動でアラートを発信し、労働時間管理を支援します。
給与計算システムと連携し、給与計算業務を自動化します。
社内コミュニケーションツールの統合
社内コミュニケーションツールを統合することで、情報共有の効率を50%向上させ、重要な情報の見落としを防ぐことができます。
- ビジネスチャット（Slack、Microsoft Teams等）
- ビデオ会議システム（Zoom、Google Meet等）
- プロジェクト管理ツール（Trello、Asana等）
- ファイル共有システム（Google Drive、OneDrive等）
データ分析の自動化
BIツールやデータ分析の自動化により、レポート作成時間を85%削減し、より深い分析に時間を充てることが可能になります。
各種システムからのデータ収集を自動化し、手作業による転記ミスを防ぎます。
定型レポートを自動作成し、データの可視化を効率化します。
重要なKPIの変動を自動検知し、即座に関係者へ通知します。
在庫管理システムの導入
在庫管理システムの導入により、在庫管理にかかる時間を70%削減し、適正在庫の維持による保管コストを30%削減できます。
- バーコード・QRコードによる入出庫管理
- 発注点の自動管理
- 在庫状況のリアルタイム把握
- 在庫予測機能による適正在庫の維持
- 棚卸作業の効率化
マニュアルのデジタル化とナレッジベース構築
業務マニュアルのデジタル化とナレッジベースの構築により、新人教育時間を40%短縮し、業務品質の標準化を実現できます。
- 業務フローチャート
- 作業手順の動画マニュアル
- よくあるトラブルとその対処法
- 必要な書類や申請フォームへのリンク
- 部門別の業務ガイドライン
会議のオンライン化と議事録自動作成
会議のオンライン化と議事録の自動作成システム導入により、会議時間を30%削減し、議事録作成の工数を90%削減することができます。
AIによる音声認識で会議内容を自動的にテキスト化します。
AIが会議の要点を自動的に抽出し、サマリーを作成します。
会議で決定した事項を自動的にタスク管理ツールに連携します。
セキュリティ管理の自動化
セキュリティ管理の自動化により、インシデント対応時間を60%削減し、セキュリティリスクを最小限に抑えることができます。
- アクセス権限の自動付与・削除
- セキュリティパッチの自動適用
- 不正アクセスの自動検知・遮断
- 定期的なバックアップの自動実行
- セキュリティ監査レポートの自動生成
採用管理システムの導入
採用管理システムの導入により、採用業務の工数を50%削減し、応募者とのコミュニケーションの質を向上させることができます。
応募者の情報をデータベース化し、選考状況をリアルタイムで把握できます。
AIが最適な面接日程を提案し、自動で調整を行います。
書類選考から内定通知まで、各プロセスを自動化します。
社内ヘルプデスクの自動化
社内ヘルプデスクの自動化により、問い合わせ対応時間を75%削減し、従業員の満足度を30%向上させることができます。
- FAQチャットボットによる24時間対応
- ITサポートの自動チケット発行
- パスワードリセットの自動化
- よくある質問の自動回答機能
- 対応履歴の自動記録と分析
備品・消耗品管理の自動化
備品・消耗品管理の自動化システムにより、発注業務の工数を80%削減し、適正在庫の維持によるコストを25%削減できます。
- 在庫の自動モニタリング
- 発注点での自動発注
- 使用量の分析と予測
- 部門別の使用実績管理
- 予算管理との連携
社内研修のオンライン化
研修のオンライン化により、研修コストを45%削減し、従業員の学習効率を20%向上させることができます。
時間や場所を問わず、従業員が自分のペースで学習できます。
学習の進捗状況を自動で記録し、上司へ報告します。
テストやアンケートを自動実施し、学習効果を測定します。
請求書管理の自動化
請求書管理の自動化システムを導入することで、請求書処理時間を85%削減し、支払い遅延のリスクを最小限に抑えることができます。
請求書をスキャンするだけで、必要な情報を自動で抽出しデータ化します。
支払期日を自動で管理し、期日前にアラートを発信します。
仕訳データを自動生成し、会計システムに連携します。
社内アンケート・フィードバックの自動化
フィードバック収集の自動化により、回答率を30%向上させ、データ集計時間を95%削減することができます。
- 従業員満足度調査
- 1on1ミーティングのフィードバック
- 研修効果測定
- 業務改善提案の収集
- 部署間コミュニケーション評価
プロジェクト管理の一元化
プロジェクト管理ツールの一元化により、プロジェクトの進捗管理時間を最大50%削減し、チーム間のコミュニケーション効率を60%向上させることができます。
複数のプロジェクトのタスクを一元管理し、重複作業や漏れを防止します。進捗状況をリアルタイムで可視化することで、効率的なリソース配分が可能になります。
プロジェクト関連のドキュメントを一箇所で管理し、バージョン管理や共同編集を可能にします。検索性も向上し、必要な情報へのアクセスが容易になります。
プロジェクトの進捗状況や課題を自動でレポート化し、関係者間で共有します。データに基づいた意思決定を迅速に行えるようになります。
- プロジェクトのマイルストーン管理
- チーム間の依存関係の可視化
- リソースの最適配分
- 予算管理との連携
- リスク管理の一元化
バックオフィス効率化の成功事例5選
サッポロビール：RPAでPOSデータ分析を自動化
POSデータを自動でダウンロード・分析するRPAを導入した結果、時間効率で1100万円もの削減効果がもたらされ、さらに担当者の仕事に対するモチベーション低下も解消されました。
具体的な取り組み内容として、POSデータを自動でダウンロードし分析するシステムを構築。これにより、朝8時に自動でPCが起動し、午後には全てのデータ収集が完了するようになりました。その結果、1社あたり20-30分かかっていた作業が完全に自動化され、担当者の業務効率が大幅に向上しました。
株式会社コロナ：申請業務のペーパーレス化で50,000枚削減
ワークフローシステム「X-point Cloud」を導入し、総務や経理部門での申請業務のペーパーレス化を実現しました。導入から約2年で申請書41種類、ユーザー数約200名に到達し、約50,000枚の帳票削減を達成しています。
さらに「AgileWorks」を導入して全社的なペーパーレス化を進展させ、現在では約1,600名が利用し、年間80,000枚の帳票削減を実現。申請から承認までのプロセスが電子化されたことで、業務スピードの向上と共に、保管スペースの削減やコスト削減にも貢献しています。
CLALA JAPAN：受注管理のクラウド化で作業時間を大幅短縮
化粧品や美容機器の製造・販売を行うCLALA JAPANでは、FAXや紙の発注書管理に時間を取られていた課題を、受注業務のクラウド管理システム導入により解決しました。
導入後は紙の発注書の管理が不要になり、紛失リスクの解消や発注書の更新作業時間が1時間から数分に短縮されるなど、大幅な業務効率化を実現しています。また、データのバックアップも自動で行われるようになり、セキュリティ面での向上も図れています。
株式会社LIXIL：チャットボットで問い合わせ対応を効率化
社内の問い合わせ対応業務において、AIチャットボット「LIXIL Answer」を導入し、年間約4,000時間の工数削減に成功しました。
従来は人事部門への問い合わせの多くが電話やメールで行われており、回答までに時間がかかっていました。チャットボット導入後は、24時間365日即時の回答が可能となり、社員の利便性が向上。同時に人事部門の負担も大幅に軽減され、より戦略的な業務に時間を割けるようになっています。
株式会社トーシン青果：受発注システムで作業時間を3分の1に
青果物の卸売業を営むトーシン青果では、クラウド型受発注システムの導入により、1日あたり6時間かかっていた受発注業務を2時間まで短縮することに成功しました。
以前は電話やFAXでの受発注が主流で、手書きの伝票を確認しながらの入力作業に多くの時間を要していました。システム導入後は、取引先からの注文がデータとして直接システムに入力され、さらにそのデータを基幹システムと連携させることで、二重入力の手間も解消されています。
バックオフィスで必要なスキルと向いている人材像
求められる3つの基本スキル
バックオフィス業務を効率的に進めるために必要な基本スキルは、「ITリテラシー」「コミュニケーション力」「業務改善力」の3つです。
- ITリテラシー：基本的なPC操作、Excel・Word等の事務ソフト、クラウドツールの活用能力
- コミュニケーション力：社内外との円滑な情報共有、的確な報告・連絡・相談能力
- 業務改善力：非効率な業務プロセスの発見と改善提案、PDCAサイクルの実践能力
バックオフィスに向いている人の特徴
バックオフィスには、コツコツと作業に取り組める人、チームをサポートすることが好きな人、コミュニケーション能力が高い人が向いています。
具体的には以下のような特徴を持つ人材が、バックオフィス業務で活躍できる可能性が高いと言えます。
- 同じ作業を飽きずに正確に遂行できる
- 他者をサポートして組織づくりに貢献することにやりがいを感じられる
- 部署を超えた円滑なコミュニケーションが取れる
- 細部まで気を配り、ミスのない正確な作業ができる
- 基本的なITスキルを持ち、新しいツールにも積極的に取り組める
効率化を成功させるためのチーム作り
バックオフィス業務の効率化を成功させるには、適切なチーム構成と役割分担が不可欠です。効率化プロジェクトの成功率を80%以上に高めるためのチーム作りのポイントをご紹介します。
業務全体を把握し、部門間の調整能力を持つ人材を配置します。現場の課題を理解し、経営層とのコミュニケーションも円滑に行える人物が望ましいです。
各部門から業務に精通した担当者を選出し、現場の声を反映させます。実務レベルでの課題や改善点を具体的に提案できる人材が適任です。
システム導入やツール選定をサポートするIT専門家を含めます。技術的な実現可能性の評価や、セキュリティ面での助言を得られます。
- 定期的なミーティングの実施（週1回程度）
- 明確なKPIの設定と進捗管理
- 小さな成功事例の共有と称賛
- チーム内での知識・スキルの共有
- 外部専門家の適切な活用
効率化プロジェクトの成功には、チームメンバー全員が目的と目標を共有し、それぞれの役割を理解することが重要です。定期的なコミュニケーションと進捗の可視化により、チーム全体の方向性を合わせながら、着実に改善を進めていくことができます。
バックオフィス効率化ツールの選び方
業務別におすすめのツール比較
バックオフィス業務の効率化には、業務内容に応じた適切なツールの選択が重要です。主要な業務カテゴリー別に、おすすめのツールを紹介します。
| 業務カテゴリー | おすすめツール | 主な特徴 |
|---|---|---|
| 経理・会計 | freee、MFクラウド | 自動仕訳、領収書スキャン機能、税理士連携 |
| 勤怠管理 | KING OF TIME、CLOUZA | シフト管理、打刻データの自動集計、給与計算連携 |
| 文書管理 | DocuWorks、kintone | 電子化、承認ワークフロー、検索機能 |
| RPA | UiPath、WinActor | 定型作業の自動化、スケジュール実行、エラー検知 |
導入前に確認すべき4つのポイント
効率化ツールを導入する際は、「コスト」「使いやすさ」「拡張性」「サポート体制」の4つの観点から検討することが重要です。
導入時の初期費用だけでなく、月額料金やユーザーライセンス費用、保守費用なども含めた総コストを算出します。投資対効果（ROI）を見据えた予算設定が必要です。
実際に使用する従業員の IT スキルレベルに合わせた使いやすさがあるか、無料トライアルなどで検証します。直感的な操作が可能で、必要な機能がすぐに見つけられることが重要です。
事業規模の拡大や新規事業への対応、他システムとの連携可能性など、将来的なニーズに対応できるかを確認します。APIの提供有無やカスタマイズ性も重要なポイントです。
導入時のサポート、運用開始後の問い合わせ対応、トラブル時の対応など、十分なサポート体制が整っているかを確認します。オンラインマニュアルやFAQの充実度も重要な判断材料となります。
コスト対効果の計算方法
バックオフィス効率化ツールの導入におけるROI（投資対効果）は、「年間削減コスト ÷ 初期投資額」で算出できます。一般的に、2年以内でROIが100%を超えることが望ましいとされています。
例：RPAツール導入のケース
- 初期投資額：300万円（導入費用＋教育費用）
- 年間運用コスト：60万円
- 年間削減効果：240万円（人件費削減）
1年目のROI = (240万円 – 60万円) ÷ 300万円 × 100 = 60%
2年目のROI = (480万円 – 120万円) ÷ 300万円 × 100 = 120%
よくある質問
バックオフィス業務の範囲は？
バックオフィス業務には、経理・財務、人事・総務、法務、情報システムなど、企業の管理部門における業務全般が含まれます。具体的には以下のような業務が該当します。
- 経理・財務：会計処理、決算業務、税務申告、予算管理
- 人事・総務：採用、労務管理、福利厚生、施設管理
- 法務：契約管理、コンプライアンス対応、知的財産管理
- 情報システム：IT環境の整備、セキュリティ管理
効率化にかかる期間は？
バックオフィス業務の効率化には、規模や導入するツールによって異なりますが、一般的に計画から完全な運用まで3〜6ヶ月程度かかります。
現在の業務フローの可視化と課題抽出を行います。
要件定義、ツール比較、見積もり取得を実施します。
システム導入、従業員教育、試験運用を行います。
全社展開と効果測定を実施します。
小規模企業でも導入できる？
小規模企業でも、クラウドサービスやサブスクリプション型のツールを活用することで、初期投資を抑えながら効率化を実現できます。
- 月額1万円程度から始められるクラウド会計ソフト
- 無料から使える勤怠管理アプリ
- 従業員数に応じて料金設定のある文書管理システム
- 必要な機能のみを選択できるカスタマイズプラン
従業員の反発への対処法は？
新しいシステムやツールの導入に対する従業員の不安や抵抗感は、段階的な導入と丁寧なコミュニケーションで解消できます。
- 効率化の目的と期待される効果を明確に説明
- 段階的な導入で負担を軽減
- 十分な研修期間の確保
- サポート体制の整備
- 成功事例の共有による動機付け
AIで業務の自動化・効率化をしたい！だけど何から始めていいのかわからない・・・
＼AIコンサルReAliceに無料相談する／
