【担当者必見】マニュアル作成×AI効率化・自動化|無料ツールやプロンプトも解説

マニュアル作成 ai

マニュアル作成の効率化をAIで実現したい方必見です。本記事では、ChatGPTやGoogle Geminiなどの無料AIツールを活用した業務マニュアル・社内マニュアルの作成方法を徹底解説します。効果的なプロンプトの例や自動化のポイントまで、現場で使える実践的な内容をお届けします。マニュアル作成の工数を最大80%削減できる方法を、具体的なステップで解説していきましょう。

この記事でわかること
  • 無料で使えるAIマニュアル作成ツールの具体的な活用法
  • 効率化・自動化を実現するためのステップバイステップガイド
  • 実践で使えるプロンプト例とテンプレート

AIで業務の自動化・効率化をしたい!だけど何から始めていいのかわからない・・・」という方はご気軽にご相談ください!

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目次

マニュアル作成×AIツールとは?基本機能と選び方のポイント

生成AIを活用した文章作成機能

マニュアル作成AIツールとは、人工知能技術を活用して、業務手順や製品説明などのマニュアルを効率的に作成できるソフトウェアです。従来の手作業によるマニュアル作成と比べ、AIが文章の構造化や表現の最適化を自動的に行うことで、作成時間を大幅に短縮できます。

これらのツールは、自然言語処理技術を基盤として、以下のような機能を提供します。

AIツールの基本機能
  • テキスト自動生成
  • 文章の構造化・整形
  • フォーマットの自動適用
  • 多言語変換
  • 画像・図表の挿入支援

マニュアル自動作成の特徴

AIを活用したマニュアル自動作成の最大の特徴は、一貫性のある文書を短時間で作成できることです。従来の手作業による作成方法と比較すると、以下のような特徴があります。

特徴
テンプレートベースの自動生成

事前に設定したテンプレートに基づいて、必要な情報を自動的に配置し、一貫性のある文書を作成します。これにより、フォーマットの統一性が保たれ、プロフェッショナルな印象の文書が作成できます。

特徴
インテリジェントな文章生成

AIが文脈を理解し、適切な表現や専門用語を使用して、読みやすく分かりやすい文章を生成します。また、文法チェックや表現の最適化も自動的に行われます。

特徴
バージョン管理と更新の容易さ

変更履歴の管理や文書の更新が容易で、複数のバージョンを効率的に管理できます。これにより、マニュアルの最新性を保ちやすくなります。

選び方の3つのポイント

マニュアル作成AIツールを選ぶ際は、自社の要件や使用目的に合わせて、以下の3つのポイントを重視して選定することが重要です。

  • 使用目的との適合性(業務マニュアル、製品マニュアル、社内規定など)
  • セキュリティ機能と情報管理体制
  • コストパフォーマンスと拡張性

これらのポイントを詳しく見ていきましょう。

ポイント
使用目的との適合性

作成したいマニュアルの種類や用途に応じて、適切な機能を持つツールを選択します。例えば、業務マニュアルであれば手順の可視化機能、製品マニュアルであれば画像管理機能が重要になります。

ポイント
セキュリティ機能

企業の機密情報を扱う場合は、データの暗号化やアクセス制御などのセキュリティ機能が充実しているツールを選びます。また、コンプライアンスへの対応状況も確認が必要です。

ポイント
コストパフォーマンス

初期費用や月額料金だけでなく、ユーザー数制限や機能制限なども含めて総合的に判断します。将来的な拡張性も考慮に入れて選択することが重要です。

マニュアル作成×AIのメリット・デメリット完全ガイド

メリット

作成時間の大幅短縮

AIを活用することで、従来の手作業と比較して最大80%の時間短縮が可能になります。特に以下の作業において効率化が図れます。

  • 文章の下書き作成時間の短縮
  • フォーマット調整の自動化
  • 校正・編集作業の効率化
  • 類似マニュアルの横展開が容易

品質の均一化と標準化

AIによる自動生成では、一貫した文体やフォーマットが維持され、品質の均一化が実現します。具体的には以下のような利点があります。

品質均一化のメリット
  • 表現の統一性が保たれる
  • 専門用語の使用が適切に管理される
  • 文書構造が統一される
  • 企業ブランドの一貫性が保たれる

多言語対応の容易さ

AIの翻訳機能を活用することで、複数言語のマニュアルを効率的に作成できます。これにより以下のような効果が得られます。

効果
グローバル展開の加速

海外拠点や国際取引先向けのマニュアルを迅速に作成できます。

効果
翻訳コストの削減

外部翻訳会社への依頼を減らすことで、コストを大幅に削減できます。

効果
更新の同時進行

原文の更新と同時に、翻訳版も自動的に更新することが可能です。

デメリット

機密情報の取り扱いリスク

AIツールを使用する際の最大の懸念事項は、機密情報の取り扱いに関するセキュリティリスクです。具体的に以下のようなリスクが存在します。

主なセキュリティリスク
  • 入力データのクラウド保存によるデータ漏洩リスク
  • AIモデルの学習データとしての使用可能性
  • 第三者による不正アクセスの可能性
  • データの越境移転に関する法的リスク

出力内容の確認・修正が必要

AIが生成した内容には、時として誤りや不適切な表現が含まれる可能性があるため、人による確認と修正が必須となります。特に注意が必要な点は以下の通りです。

確認項目
事実関係の正確性

技術的な詳細や手順の正確性について、専門家による確認が必要です。

確認項目
用語の適切性

業界用語や社内用語が適切に使用されているか確認が必要です。

確認項目
文脈の一貫性

全体を通して文脈が適切に繋がっているか確認が必要です。

カスタマイズの制限

AIツールには、細かなカスタマイズや特殊なフォーマットへの対応に制限があることがあります。主な制限事項として以下が挙げられます。

  • 独自のテンプレート作成の難しさ
  • 特殊な図表やレイアウトへの対応制限
  • 企業固有のブランディング要素の反映の困難さ
  • 複雑な条件分岐への対応の限界

マニュアル作成×AIツールの選び方と無料で使える3選

無料で使えるAIツール

マニュアル作成に活用できる無料AIツールには、高機能で使いやすいものが複数存在します。以下では、特におすすめの3つのツールについて詳しく解説します。

ChatGPT(GPT-3.5)の活用法

ChatGPTの無料版は、マニュアル作成において非常に強力なツールとなります。以下のような活用方法が可能です。

ChatGPT活用のポイント
  • 手順書の自動生成
  • 説明文の最適化
  • Q&A形式のマニュアル作成
  • 用語解説の作成

効果的なプロンプトの例は以下の通りです。

以下の業務マニュアルを作成してください:
1. 対象:新入社員
2. 内容:電話応対の基本手順
3. 形式:ステップバイステップの手順書
4. 特記事項:具体的な会話例も含める

Google Gemini(旧Bard)の特徴

Google Geminiは、特に技術文書や説明文の生成に優れており、以下のような特徴があります

特徴
高度な文章生成能力

技術的な内容を分かりやすく説明する能力に優れています。

特徴
マルチモーダル対応

画像と文章を組み合わせた説明が可能です。

特徴
Googleサービスとの連携

Googleドキュメントとの連携が容易です。

NotePMの基本機能

NotePMは、マニュアル作成に特化した無料ツールで、以下のような基本機能を提供しています

  • 直感的なエディタ機能
  • テンプレート機能
  • バージョン管理機能
  • チーム共有機能

有料版の主要機能比較

有料版のAIマニュアル作成ツールは、より高度な機能や充実したサポートを提供します。主要な3つのツールを比較してみましょう。

ChatGPT Plus(GPT-4)

月額20ドルで利用できるChatGPT Plusの主な特徴は以下の通りです。

ChatGPT Plus の主要機能
  • GPT-4による高精度な文章生成
  • 画像認識・分析機能
  • カスタムインストラクション機能
  • 優先的なサーバーアクセス

Teachme Biz

Teachme Bizは、業務マニュアル作成に特化した日本製のAIツールで、以下のような特徴があります

機能
動画マニュアル作成

画面録画と音声ナレーションを組み合わせた動画マニュアルを作成できます。

機能
アクセス権限管理

詳細な権限設定により、機密情報の管理が可能です。

機能
多言語自動変換

作成したマニュアルを複数言語に自動変換できます。

トースターチーム

トースターチームは、チーム協働に特化したマニュアル作成ツールです。主な機能は以下の通りです。

  • リアルタイムコラボレーション機能
  • AIによる文章校正・最適化
  • バージョン管理システム
  • テンプレートライブラリ

マニュアル作成×AIの効率的な活用手順5ステップ

準備段階

目的の明確化

マニュアル作成の第一歩は、作成目的と対象読者を明確にすることです。以下のポイントを整理しましょう。

目的明確化のチェックリスト
  • マニュアルの種類(業務・製品・研修など)
  • 想定読者(新入社員・顧客・管理者など)
  • 必要な詳細度のレベル
  • 完成後の活用方法

必要情報の整理

AIに適切な指示を出すために、必要な情報を体系的に整理することが重要です。以下の手順で整理を行います。

手順
既存資料の収集

現在使用している手順書や関連文書を集めます。

手順
情報の分類

収集した情報を項目ごとに分類・整理します。

手順
優先順位付け

重要度に応じて情報に優先順位をつけます。

構成の設計

効果的なマニュアルを作成するために、論理的な構成を設計することが重要です。以下の要素を考慮して設計を行います。

  • 章立ての設計
  • セクションの配置
  • 情報の階層構造
  • 参照のしやすさ

実践段階

AIツールの選択と設定

マニュアルの種類や目的に応じて、最適なAIツールを選択し、適切な設定を行うことが重要です。以下の手順で進めていきましょう。

設定手順
ツールの選定

目的に合わせて適切なAIツールを選びます。例えば、技術マニュアルならChatGPT Plus、社内マニュアルならTeachme Bizなど。

設定手順
初期設定

アカウント作成、基本設定、テンプレートの準備などを行います。

設定手順
カスタマイズ

企業固有の要件に合わせて、出力形式やスタイルをカスタマイズします。

出力内容の検証と修正

AIが生成した内容は、必ず人による検証と修正が必要です。以下のチェックポイントに従って確認を行います。

検証チェックリスト
  • 事実関係の正確性
  • 手順の論理性
  • 用語の統一性
  • 表現の分かりやすさ
  • セキュリティ上の問題がないか

修正のポイントは以下の通りです。

  • 専門用語の適切な使用
  • 社内固有の表現への修正
  • 説明の補足や具体例の追加
  • レイアウトの最適化

ChatGPTでマニュアルを作成する具体的な方法

基本的な使い方

アカウント作成から設定まで

ChatGPTでマニュアル作成を始めるには、まず適切なアカウント設定が重要です。以下の手順で進めていきましょう。

手順
アカウント作成

OpenAIのウェブサイトでアカウントを作成し、メール認証を完了します。

手順
カスタム設定

言語設定や出力形式の基本設定を行います。

手順
テンプレート準備

よく使うプロンプトやフォーマットを保存します。

プロンプトの基本ルール

効果的なマニュアルを作成するには、適切なプロンプトの設計が不可欠です。以下の基本ルールを押さえましょう。

以下の形式でマニュアルを作成してください:

1. 目的:[マニュアルの目的を記載]
2. 対象読者:[想定読者を明確に]
3. 必要な詳細度:[基本/中級/上級]
4. 含めるべき要素:
   - 手順の説明
   - 注意事項
   - 具体例
5. 特別な要件:[企業固有の要件があれば記載]

出力結果の編集方法

ChatGPTの出力結果は、必要に応じて適切に編集・調整する必要があります。以下のポイントに注意して編集を行いましょう。

  • 専門用語の適切な使用確認
  • 文章の簡潔化と明確化
  • 手順の論理的な並び替え
  • 企業固有の表現への修正

効果的なプロンプト例

業務マニュアル用

業務マニュアルを作成する際は、具体的で実践的なプロンプトを使用することが重要です。以下に効果的なプロンプト例を示します。

新入社員向けの営業部門業務マニュアルを作成してください。

要件:
1. 基本的な営業プロセスの説明
2. 顧客対応の具体的な手順
3. 社内システムの使用方法
4. コンプライアンス上の注意点

形式:
- 段階的な手順書形式
- 具体的な例文や会話例を含める
- 図表やチェックリストを適宜挿入

製品マニュアル用

製品マニュアルでは、ユーザーの視点に立った分かりやすい説明が必要です。以下のようなプロンプトが効果的です。

スマートフォンアプリの使用マニュアルを作成してください。

構成:
1. アプリの概要と主な機能
2. 初期設定手順
3. 基本的な操作方法
4. よくある質問と解決方法

特記事項:
- 初心者向けの平易な説明
- スクリーンショット位置の指定
- トラブルシューティングの詳細手順
- 安全上の注意事項

社内規定マニュアル用

社内規定マニュアルは、明確性と正確性が特に重要です。以下のプロンプトを参考にしてください。

就業規則に関する社内マニュアルを作成してください。

必須項目:
1. 勤務時間と休憩時間の規定
2. 休暇制度の説明
3. 服務規律
4. 懲戒規定

要件:
- 法令順守の確認
- 具体的な事例の提示
- Q&A形式での補足説明
- 改定履歴の記録方法

マニュアル作成×AIの自動化・効率化のポイント

テンプレートの活用

効率的なマニュアル作成には、適切なテンプレートの活用が不可欠です。以下のポイントを押さえましょう。

テンプレート活用のポイント
  • 目的別テンプレートの準備
  • カスタマイズ可能な要素の特定
  • 共通項目の標準化
  • 更新しやすい構造設計

データの整理方法

効率的なマニュアル作成のためには、データを体系的に整理することが重要です。以下の方法で整理を進めましょう。

手順
カテゴリー分類

情報を目的や用途別に分類し、フォルダ構造を作成します。

手順
バージョン管理

更新履歴を明確に記録し、変更点を追跡できるようにします。

手順
メタデータ管理

検索性を高めるため、適切なタグ付けと属性情報を付与します。

更新・管理の仕組み作り

マニュアルの継続的な更新と効率的な管理のために、システム化された仕組みが必要です。以下のポイントを実装しましょう。

  • 定期的な見直しスケジュールの設定
  • 更新責任者の明確化
  • 変更履歴の管理方法
  • フィードバックの収集と反映プロセス

よくある質問

マニュアル作成×AIに関するFAQ

マニュアル作成ツールの選び方

マニュアル作成ツールの選択は、組織のニーズと予算に応じて慎重に行う必要があります。以下の観点から検討しましょう。

選択の判断基準
  • 作成するマニュアルの種類と量
  • 必要な機能の有無
  • 予算との適合性
  • 使用者のスキルレベル

費用対効果の考え方

AIツールの導入による費用対効果は、以下の要素を考慮して判断します

評価項目
時間削減効果

従来の手作業と比較した作業時間の短縮率を算出します。

評価項目
品質向上効果

マニュアルの品質向上による業務効率化を評価します。

評価項目
運用コスト

導入・維持にかかる総コストを計算します。

セキュリティ対策について

AIツールを使用する際のセキュリティ対策は、以下の観点から実施する必要があります

  • アクセス権限の適切な設定
  • データの暗号化
  • 定期的なセキュリティ監査
  • 従業員教育の実施

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